Administrativt Sundhedsledelsesforum 29. maj 2017 (Dagsorden)

Fra juni 2015 blev det obligatorisk for hospitalerne at implementere den Intelligente Brevskabelon (IBS) på alle afdelinger, som booker i Bookplan. På de afdelinger, som ikke booker i Bookplan, er det ikke muligt at bruge IBS af tekniske årsager. Disse afdelinger bruger derfor stadig en masterskabelon og tilhørende bilag. IBS erstattede det tidligere brevkoncept, der bestod af en masterskabelon og tilhørende informationsark, som alle afdelinger brugte. Patientkontoret, It, Koncern Kommunikation og Sundhedsplanlægning er i fællesskab er ansvarlig for udvikling af brevkonceptet med input fra den digitale postgruppe, hvor hospitalerne er repræsenteret. Indstillingerne i dette punkt er således udarbejdet i samarbejde mellem de ansvarlige afdelinger i administrationen.

Hvis Administrativt Sundhedsledelsesforum er enige i indstillingerne i dette punkt, vil sagen blive forelagt Leder forum for Økonomi den 14. juni 2017, med henblik på at få hospitalernes godkendelse af den fremadrettede strategi. Indstillingerne er:

• at der fra hvert hospital udpeges en eller to superbrugere, som har ansvaret for at følge op over for afdelingerne, når der er fejl i breve
• at den nyeste version af IBS gøres obligatorisk, med frist for implementering ved udgangen af 2017
• at der ikke udrulles nye versioner af IBS, med mindre der kommer lovændringer/organisatoriske ændringer, eller ønsker fra hospitalerne, som nødvendiggør en ny obligatorisk version for alle hospitaler
• at data vedrørende breve bliver formidlet til hospitalerne via en standardrapport i BI-portalen.

Ny funktionalitet i den nyeste version af IBS

Den nyeste version af IBS blev udrullet midt i maj 2017. Den nye version indeholder en række nye funktionaliteter, som er ønsket fra hospitalerne via den digitale postgruppe. Blandt andet:

• mulighed for at sende kopi til forældres e-boks, når børn under 15 år indkaldes pr. post.
• mulighed for at angive en årsag til, at tiden til udredning/behandling overstiger 30 dage. Fx hvis det skyldes, at patienten har ønsker om at udskyde sin tid til et senere tidpunkt eller at blive set af en bestemt læge, eller hvis der er faglige årsager til grund.
• for patienter som indkaldes til behandling, men hvor der forud har fundet en udredning sted, er der mulighed for at indsætte datoen for, hvornår udredningen blev afsluttet, hvilket er det korrekte udgangspunkt for beregningen patientrettigheder i forbindelse med den efterfølgende behandling
• brevskabelonen tilpasses automatisk, hvis det drejer sig om en patient, som ikke har bopæl i Region Midtjylland. Disse patienter oplyses om, at de skal kontakte Patientkontoret i deres bopælsregion. Der indsættes automatisk kontaktoplysninger til bopælsregionen
• mulighed for at indsætte specifik tekst/bilag, når bestemte parametre er opfyldt. Fx alder, bopælskommune, mødedato, patientens køn
• der kan indsættes bilag, som altid skal sendes i papirformat, uanset om patienten er tilmeldt digital post.

I forbindelse med udviklingen af den seneste version af IBS er nogle af trykknapperne i brevskabelonen blevet omdøbt og har fået mere sigende navne, andre er fjernet, og der er også tilføjet nye.

Vejledning i brug af brevkonceptet

Siden det blev obligatorisk at tage IBS i brug, er der udrullet flere nye versioner, og det er derfor forskelligt, hvilke versioner hospitalerne bruger, og internt på hospitalerne veksler det også fra afdeling til afdeling. Samtidig med at den nye version er blevet udrullet, er der også lavet en ny detaljeret vejledning i brugen af IBS, hvor sekretæren trinvis guides igennem de valg, der skal foretages, når der sendes et brev. Vejledningen retter sig mod den nyeste version, men kan bruges til ældre versioner, dog med det in mente, at knapper har ændret navne mv.

Særligt Patientkontoret har en rådgivningsfunktion i forhold til patientrettigheder og brugen af IBS. Det er en stor opgave, hvor der løbende svares på spørgsmål fra afdelinger, men hvor der også tages kontakt til afdelinger, hvis Patientkontoret ser breve til patienter, hvor patientrettighederne ikke er korrekt oplyst. Vejledningsopgaven vanskeliggøres ved, at hospitalerne bruger forskellige versioner af IBS. Samtidig foregår dialogen ofte med den konkrete sekretær, som har sendt brevet, og det er derfor meget personafhængigt, om fejlen rettes. For at sikre en mere systematisk håndtering af de tilfælde, hvor Patientkontoret støder på fejl i breve, foreslås det, at hvert hospital udpeger en eller to superbrugere, som kan være Patientkontorets indgang til hospitalet. Superbrugerne vil med tiden få en stor forståelse for de typer af fejl der typisk begås, og vil også have mulighed for en tættere kontakt til afdelingerne, så der følges op på om fejlene rettes.

Fra nationalt hold er der meget fokus på patientinformation, og at patienterne oplyses om de specifikke rettigheder, som er gældende i netop deres forløb. Det understreger også behovet for en mere systematisk opfølgning på forkerte breve.

De versioner af IBS, som er udrullet i april 2016 eller senere, indeholder en statistikfunktion. Det gør det muligt at monitorere på, hvilken patientinformation der er sendt ud. Statistikken fra brevene er koblet med PAS data, som gør det muligt at sammenholde om patienten har fået patientinformation i overensstemmelse med det, patienten er visiteret til (udredning, behandling, kontrol, diagnostisk undersøgelse mv.). Datagrundlaget er udarbejdet, og det afklares i øjeblikket, hvordan data skal formidles (ad hoc fra administrationen til hospitalerne eller via en standardrapport i BI-portalen).

Den nyeste version af IBS gøres obligatorisk at tage i brug

På møde i Administrativt Sundhedsledelsesforum den 20. februar 2017 blev det besluttet, at hvis en ny version af IBS skal gøres obligatorisk, skal det forelægges Administrativt Sundhedsledelsesforum, med henblik på at vurdere, om fordelene ved at implementere den nyeste version opvejer tidsforbruget på hospitalerne.

For at sikre at hospitalerne får den bedst mulige vejledning i brugen af IBS (både fra Patientkontoret, fra statistikfunktionen og fra den udarbejdede vejledning), foreslås det, at den seneste version af IBS bliver obligatorisk.

Det er omfattende for hospitalerne at tage nye versioner af IBS i brug, og derfor skal hospitalerne have god tid til at implementere den nyeste version, så der er mulighed for at samtænke implementeringen af IBS med andre organisatoriske ændringer. Fx implementering af nye afdelingsnavne, som alligevel vil medføre, at eksisterende brevskabeloner skal tilrettes. Det foreslås derfor, at den seneste version af IBS fra maj 2017 skal tages i brug inden udgangen af 2017. I forbindelse med implementeringen vil Patientkontoret, Sundhedsplanlægning, Koncern Kommunikation og IT ligesom tidligere stå til rådighed i forhold til at deltage i orienteringsmøder og lignende på hospitalerne.

Udvikling af IBS fremadrettet

Hospitalerne vil løbende have mulighed for at stille forslag til ny funktionalitet, forbedringer og ændringer. Disse ønsker vil fremadrettet blive drøftet løbende, så de på sigt kan indarbejdes i en ny version. Ændringsønsker til IBS vil fremover skulle indmeldes via en formular på koncernintra. Samtidig med at den seneste version af IBS gøres obligatorisk, indstilles det også, at der ikke udrulles nye versioner af IBS, med mindre der kommer lovændringer, organisatoriske ændringer eller lignende, som ikke kan indeholdes i den nuværende skabelon. Derudover kan der også udrulles en ny version, hvis der er så mange ønsker om ny funktionalitet fra hospitalerne, at hospitalerne ønsker en ny version, som så vil være obligatorisk at tage i brug.

Kredsen drøfter aktuelle emner.